適性な残業代の支払いをするためには、労働者が実際のところ何時間働いていたのか把握していなければなりません。
これは大企業であっても中小企業であっても共通のルールです。もちろん人が少ないから現実的に無理。だから当社では労働時間の管理をしていないかわりに固定残業代を支払っている、ということはないでしょうか。
たとえ固定残業代を支払っている場合であっても、その支払額が実際の残業時間に対する額を下回っているときには、不足分を追加で支払わなければなりません。
そのためには、やはり労働時間を管理する必要があります。
労働時間の管理については、厚生労働省からも「労働時間の適性な把握のために使用者が講ずるべき措置に関する基準」というものが出されています。
これには次のような点に注意して、使用者が時間管理を行いなさいとされています。
- 労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録すること。
- 始業・終業時刻については、使用者が自ら現認し記録するか、タイムカード、ＩＣカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。
- 自己申告による場合は、労働者に適性な自己申告をするよう十分に説明し、実態と合致しているか必要に応じて調査し、時間外労働時間数の上限を設定するなど適性な申告を阻害する要因とならないようにすること。
- 労働時間の記録に関する書類については３年間保存すること。
これらの措置を講ずることは、使用者にとってはかなり負担に感じる場合もあるかと思います。
ですが最近は突然、労働者からこれまでの未払い残業代を請求されることもあるようです。こんな時に使用者として労働時間の管理をしていない場合には、その請求額が適性なものかどうかさえ判断することが出来ません。
さらに未払い残業代の請求で困るのは、ひとりに支払うと当然ながら他の社員にも知られるでしょうから、その他の社員の分も支払わなければならないということです。
長時間の労働が恒常的な職場では、残業代の請求は過去２年まで遡って請求することが可能ですから、その額がとんでもなく大きくなることが予想されます。
極端な話ですが、未払い残業の請求によって会社が倒産の危機を迎える可能性もあるわけです。そんな状況になって初めて労務管理の大切さを感じてもすでに手遅れかも知れません。